Datenschutzerklärung zum Hinweisgebersystem

Information nach Art. 13 EU-DSGVO

Die Uzin Utz SE (im Folgenden: Uzin) verarbeitet zur Erfüllung ihrer gesetzlichen und (vor-) vertraglichen Pflichten personenbezogene Daten. Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und ihrer Informationspflicht nach Artikel 13 und 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nachzukommen, informiert Sie Uzin wie folgt:

1. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze sind:

Uzin Utz SE
Dieselstraße 3
89079 Ulm
Deutschland

Tel.: +49 731 4097-0

E-Mail: de@uzin-utz.com datenschutz@uzin-utz.com
Website: www.uzin-utz.com

und

Thomas Sedlmayr (Ombudsmann)
Rechtsanwaltsgesellschaft SWS-Partner

Metzgergasse 2 – 4
94469 Deggendorf
ombudsmann-uzinutz@sws-p.de

Tel.: +49 991-379175-294
(“Ombudsstelle”)

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte (s. unten) können Sie sich an die hier genannten Ansprechpartner wenden.

2. Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden folgende Daten verarbeitet: Angaben über die beschuldigte Person (z. B. Name, Vorname, Titel, Kontaktdaten, Position und Angaben zur Beschäftigung), Angaben über die (angeblichen) Verhaltensverstöße sowie die entsprechenden Sachverhalte. Da das Meldeverfahren regelt, dass Hinweise anonym erfolgen können, werden, falls Hinweisgeber*innen sich nicht selbst anders äußern, keine personenbezogenen Daten über sie erhoben. Anderenfalls kommen personenbezogene Angaben wie Name der meldenden Person, ihre Kontaktdaten und ggf. auch die Umstände ihrer Beobachtung in Betracht.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems ist die Entgegennahme und Aufklärung von schwerwiegenden Verdachtsfällen über Regelverstöße bei Uzin, insbesondere über strafbare Handlungen im Bereich der Wirtschaftskriminalität und Korruption( § 2 HinSchG), sowie menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken (§ 2 LkSG).

4. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten des Hinweisgebers werden in der Regel auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m § 12 HinSchG verarbeitet. In den übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung des überwiegenden berechtigten Interesses von Uzin. Dieses berechtigte Interesse liegt in der Korruptionsprävention und –bekämpfung sowie darin, schwerwiegende Verdachtsfälle über andere Regelverstöße in Zusammenhang mit Uzin zu bearbeiten und Uzin und ihre Beschäftigten vor dadurch möglichen Schäden zu schützen. Da die Meldung von Verstößen rechtliche Konsequenzen durch z. B. Strafverfolgung, Schadenersatzforderungen und immensen Imageschaden vermeiden hilft, überwiegen die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung nicht.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Uzin stellt grundsätzlich sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bereitstellung der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen. Ihre personenbezogenen Daten werden vom Ombudsmann nur an Uzin weitergegeben, wenn Sie zugestimmt haben. Werden Ihre personenbezogenen Daten erfasst, weil Sie beschuldigte Person sind, gilt das oben gesagt.

Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte, können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen von Uzin oder – sofern diese vom betreffenden Sachverhalt ebenfalls betroffen sind – an Tochtergesellschaften von Uzin im erforderlichen Umfang weitergeleitet werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zu Zwecken der Strafverfolgung erforderlich ist. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.

6. Dauer der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen werden die personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist von regelmäßig 1 Monat und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit grundlos abgegebenen Hinweismeldungen werden unverzüglich gelöscht.

7. Datensicherheit

Uzin und der Ombudsmann setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die durch Nutzung des Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Manipulationen, Verlust und Zerstörung zu schützen.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Im Rahmen des Hinweisgebersystems findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt.

9. Betroffenenrechte

Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es Uzin bzw. dem Ombudsmann gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Weiterhin steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu. Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte nach Art. 15-21 DSGVO kann die betroffene Person an eine der oben genannten verantwortlichen Stellen richten.